صاحبان امضای مجاز شرکت: پیش از قرارداد یا گرفتن چک چه چیزی را ببینیم

صاحبان امضای مجاز کسانی‌اند که امضایشان، به ترکیبی که در آگهی شرکت آمده، شرکت را متعهد می‌کند. پیش از قرارداد، چک یا سفته‌ای که از یک شرکت می‌گیرید، همین را باید ببینید، نه فقط اینکه امضاکننده چه سمتی دارد. استعلام صاحبان امضای مجاز شرکت با شناسه ملی شرکت، همین را از آخرین آگهی منتشرشده نشان می‌دهد.

سمت و حق امضا یکی نیستند

مدیرعامل یا رئیس هیئت‌مدیره بودن، به‌خودی‌خود یعنی حق امضای همه‌چیز نیست.

طبق قانون تجارت، هیئت‌مدیره حدود اختیار مدیرعامل را تعیین می‌کند و مدیرعامل فقط در همان حدود از طرف شرکت حق امضا دارد. اینکه امضای چه کسانی برای چه سندی لازم است، در اساسنامه و تصمیم‌های شرکت تعیین و بعد آگهی می‌شود.

نتیجهٔ عملی‌اش این است:

• ممکن است مدیرعامل به‌تنهایی حق امضای چک نداشته باشد و امضای یک عضو دیگر هیئت‌مدیره هم لازم باشد.
• ممکن است مهر شرکت هم شرط اعتبار سند باشد.
• ممکن است کسی که سمتش مدیرعامل است، اصلاً در فهرست صاحبان امضا نباشد.

سند تعهدآور چیست و چرا مهم است

سند تعهدآور سندی است که برای شرکت تعهد مالی یا قراردادی می‌سازد: چک، سفته، برات و قرارداد نمونه‌های رایج آن‌اند.

آگهی‌های شرکت معمولاً برای همین دسته جملهٔ جداگانه‌ای دارند، مثلاً به این شکل: «کلیهٔ اسناد بهادار و تعهدآور شرکت از قبیل چک، سفته، بروات و قراردادها با امضای … همراه با مهر شرکت معتبر است». برای نامه‌ها و اوراق عادی ممکن است ترکیب ساده‌تری تعیین شده باشد.

اگر سندی که دستتان است امضای لازم را نداشته باشد، ممکن است شرکت در برابر آن متعهد شناخته نشود. در آن حالت طرف حساب شما شرکت نیست و وصول طلب سخت‌تر می‌شود.

در نتیجهٔ استعلام چه می‌بینید

• نام شرکت، تا مطمئن شوید شناسهٔ درستی وارد کرده‌اید
• تاریخ روزنامه و تاریخ نامه: پاسخ به کدام آگهی برمی‌گردد
• صاحبان امضا در سه گروه: «امضای اجباری»، «امضای عادی» و «امضای اجباری و عادی»، هر نفر با نام و سمت
• موضوعات مجاز: امضا برای چه کارهایی تعیین شده
• متن کامل آگهی
• اعضای هیئت‌مدیره با نام، سمت، تاریخ شروع و تاریخ پایان

کد ملی صاحبان امضا عمداً نمایش داده نمی‌شود. برای پرسش «چه کسی حق امضا دارد» نام و سمت کافی است.

گروه‌بندی را با متن آگهی بسنجید

سه گروه امضا خلاصه‌ای از جملهٔ آگهی است، نه جایگزین آن. ترکیب دقیق را از متن کامل آگهی بخوانید و دنبال این سه چیز باشید:

1. برای اسناد تعهدآور، امضای چند نفر با هم لازم است؟ «و» یعنی هر دو، «یا» یعنی یکی کافی است.
2. مهر شرکت شرط شده یا نه.
3. آیا برای نوع سندی که دستتان است، مثلاً قرارداد یا چک، حکم جدایی آمده؟

چهار قدم پیش از قرارداد یا گرفتن چک

1. شناسه ملی شرکت را از خود سند بگیرید. شناسهٔ ملی یازده رقم است و با شماره ثبت فرق دارد؛ تفاوت شناسه ملی و شماره ثبت را ببینید.
2. صاحبان امضا را استعلام کنید و نام امضاکنندگان سند را با فهرست بسنجید.
3. تاریخ آگهی را ببینید. اگر قدیمی است، آگهی‌های تأسیس و تغییرات شرکت را مرور کنید تا تغییر تازه‌تری از چشمتان نیفتد.
4. اگر چک صیادی است، مشخصات خود برگه را جدا با استعلام چک صیادی ببینید. حق امضا فقط می‌گوید چه کسی می‌تواند امضا کند، نه اینکه آن برگه چه وضعی دارد.

اگر می‌خواهید ببینید آن شخص هنوز در سمتش هست و مدت تصدی‌اش تا کی است، مشاهده اعضای هیئت‌مدیره را بخوانید. برای مشخصات ثبتی و نشانی شرکت هم استعلام اطلاعات شرکت جداست.

محدودیت‌ها را بدانید

• مبنا آخرین آگهی منتشرشده است. تصمیمی که شرکت گرفته ولی هنوز آگهی نکرده، در پاسخ نیست.
• اصالت امضا را بررسی نمی‌کند. پاسخ می‌گوید چه کسی حق امضا دارد، نه اینکه امضای پای سند واقعاً مال همان شخص است.
• مشاورهٔ حقوقی نیست. برای قرارداد بزرگ یا اختلاف، متن آگهی و اساسنامه را به وکیل نشان دهید.
• شناسهٔ نامعتبر استعلام نمی‌شود و مبلغی بابتش کسر نمی‌شود. ولی اگر شناسه درست است و آگهی‌ای یافت نشد، این یک پاسخ معتبر است و هزینهٔ استعلام کسر می‌شود.

پیش از امضای قرارداد یا قبول چک، صاحبان امضای مجاز شرکت را با شناسه ملی ببینید و نام‌ها را با سند تطبیق دهید.